Votre société produit de larges volumes de documents au quotidien ? Entre les fichiers clients, les factures et autres documents comptables, il est facile de s’y perdre. Heureusement, grâce à la Gestion Électronique de Documents, aussi abrégée GED, vous pouvez maintenant centraliser le traitement de tous ces fichiers en un seul et même endroit. Dans cet article, découvrez pourquoi mettre en place une GED dans votre entreprise.
Qu’est ce que la GED ?
Adieu l’époque où il fallait aller à la salle des archives pour chercher un document spécifique. Grâce à la Gestion Electronique de Documents, tout l’environnement documentaire de votre entreprise est à portée de main. La GED est un système informatique permettant de gérer tous vos documents numériques.
En d’autres termes, la GED est un logiciel informatisé qui organise et qui gère les informations données sous la forme de documents électroniques. On peut y intégrer d’autres fonctionnalités afin de faciliter, voire d’automatiser la gestion des documents.
En plus du stockage et de la gestion des documents, la GED est un système collaboratif. En effet, elle permet de diffuser tout l’espace documentaire aux collaborateurs de l’entreprise. Ces derniers ont également la possibilité de se partager des fichiers numériques.
Cette méthode de traitement est particulièrement avantageuse pour les entreprises pour de nombreuses raisons.
Les avantages
En somme, la GED est une solution prenant en charge toutes les opérations liées à aux documents d’une entreprise. Que ce soit du point de vue économique, productif ou encore de la sécurité, la GED offre de nombreux avantages pour les entreprises.
Les principaux avantages de la GED sont les suivants :
- La réduction des coûts de gestion documentaire : la GED réduit, voire élimine, les coûts liés à l’impression tels que l’achat de papier, de toners d’imprimante et de fournitures de stockage ;
- L’accès rapide et facile aux informations : les documents sont indexés et classés afin de faciliter la recherche ;
- L’amélioration de la productivité : les collaborateurs accèdent aux documents plus rapidement, ce qui améliore leur productivité en réduisant le temps passé pour la recherche d’informations ;
- La réduction des risques de perte de documents : les documents électroniques sont archivés et sauvegardés. Cela permet de garantir l’intégrité et la disponibilité des informations, même en cas de sinistre.
Pour résumer, la GED est une solution très intéressante pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité opérationnelle, réduire leurs coûts et renforcer la sécurité de leurs données.
Les utilisations de la GED
En plus de ses avantages, la GED peut être utilisée dans la quasi-totalité des services d’une entreprise. Voici une idée des différentes utilisations possibles de la GED au sein de votre société.
Au service administratif et financier, la GED peut être utilisée pour stocker et gérer les documents administratifs importants, les factures fournisseurs, les relevés bancaires et autres documents comptables.
Du côté du service commercial, la GED peut stocker et gérer les devis, les contrats, les bons de commande et les factures clients. Cela facilite la gestion documentaire, améliore la traçabilité des informations et permet un accès rapide aux informations lors des échanges avec les clients. En parallèle, le service des achats peut suivre les demandes d’achats et d’approbations, gérer les appels d’offres et gérer les contrats avec les fournisseurs.
Le service RH peut se servir de la GED pour stocker et gérer les documents liés aux employés tels que les contrats de travail, les CV, les fiches de paie et les évaluations de performance. Cela facilite la gestion administrative des ressources humaines, permettant ainsi un accès rapide et sécurisé aux informations.
Pour le service marketing, la GED est particulièrement utile pour le stockage et la gestion des documents marketing (brochures, catalogues, publicités, etc.), pour le suivi des actions de communication et la gestion des bases de données clients. Dans le cadre d’une gestion de projet, la GED peut également stocker et gérer les documents liés aux projets tels que les plans, les spécifications et les rapports.
Enfin, le service technique peut bénéficier des avantages de la GED pour garder les plans et les schémas, gérer les documents techniques des fournisseurs et archiver les garanties et les manuels d’utilisation des équipements
Vous l’aurez compris, la GED est le nouvel outil indispensable pour la gestion documentaire des entreprises. Elle permet d’améliorer l’efficacité et la productivité et c’est bien pour cette raison que de nombreuses entreprises l’ont dores et déjà intégré au sein de leur stratégie. Alors pourquoi pas vous ? Si vous souhaitez mettre en place une GED en entreprise, faites appel à des professionnels de la dématérialisation comme Reproland. La mise en place de la GED s’adapte aux besoins de chaque entreprise, en fonction de sa taille, de son secteur d’activité et de ses objectifs stratégiques.